+49 3677 8782-0 info@highdoc.de

Warum sollten Sie mit einem Dienstleister für Technische Dokumentation (wie HighDoc) zusammenarbeiten?

Mit einem Dienstleister für Technische Dokumentation sollten Sie vor allem dann zusammenarbeiten, wenn einer der folgenden Punkte auf Sie zutrifft:

  • Sie haben gerade keine internen Ressourcen für die Erstellung der Dokumentation zur Verfügung.
  • Sie sind unsicher, welche Richtlinien, Normen und Gesetze für Ihr Produkt beachtet werden müssen, um CE-Konformität zu erlangen.
  • Sie sind unsicher, welche Inhalte in die Dokumentation gehören, wie diese am besten strukturiert werden, und welche Sicherheitsinformationen zwingend gegeben werden müssen.
  • Sie benötigen Unterstützung dabei, Ihre Dokumentation normgerecht und rechtssicher zu erstellen.
  • Sie wollen bei speziellen Vorhaben auf Expertenwissen und langjährige Erfahrungen im Bereich Technischer Kommunikation zurückgreifen.

Was sollten Sie bei der Wahl des Dienstleisters beachten?

Neben dem Preis, der natürlich immer eine Rolle spielt, sollten Sie zumindest folgende Kriterien bei Ihrer Wahl des Dienstleisters für Technische Dokumentation beachten:

Erfahrung und Fachkenntnis

Die Technischen Redakteure des Dienstleisters sollten einschlägige Erfahrungen in der Branche oder dem Produktbereich haben, in der/dem sich Ihr Produkt bewegt. Ein Redakteur ist prinzipiell in der Lage, eine Technische Dokumentation zu einem bisher unbekannten Themengebiet zu erstellen. Der benötigte Zeitaufwand ist jedoch höher und die Vollständigkeit der Informationen ist nicht zwingend sichergestellt. Die Stärken von HighDoc liegen vor allem in den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau, Sondermaschinen, Medizinprodukte, Software, elektrische Geräte und Betriebsmittel sowie Endkonsumenten-Produkte.

Stand der Technik

Der Dienstleister sollte immer auf dem aktuellen Stand der Technik sein. Das betrifft sowohl die Kenntnis der aktuell anwendbaren Richtlinien und Normen, als auch den Einsatz von modernen Tools und Techniken zur Erstellung der Dokumentation.

Kommunikation und Beharrlichkeit

Egal ob intern oder extern – der Technische Redakteur muss bestimmte Informationen zum Produkt erlangen. Diese Informationen fliegen einem aber nicht von selbst zu, sondern man muss sie sich erarbeiten und sinnvoll erfragen bzw. recherchieren. Das funktioniert nur mit einer gewissen Portion Kommunikationsstärke. Und natürlich mit einem höflichen aber bestimmten Nachdruck, um Projektmeilensteine termingerecht einzuhalten.

Vertrauen und Empathie

Die Basis jeder guten, langfristigen Zusammenarbeit ist Vertrauen und ein partnerschaftliches Miteinander. Denn nur damit kann man effektiv und gewinnbringend etwas erreichen und eventuell auftretende Probleme und Stolpersteine gemeinsam aus dem Weg räumen.

Flexibilität

Projektpläne verschieben sich, Produktspezifikationen ändern sich – auch während der Entwicklung. Die Dokumentation wird dabei auch gerne mal „vergessen“, und taucht bei Projektende kurz vor Auslieferung als Thema wieder auf. Hier brauchen Sie einen verlässlichen Partner, der sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpasst.

Das große gemeinsame Ziel ist eine vollständige Dokumentation, die Rechtssicherheit und einen Mehrwert und Nutzen für den Produktanwender bietet. Denn ein tolles Produkt verdient eine tolle Dokumentation. Lassen Sie uns dieses Ziel gemeinsam erreichen.

Welche Arbeiten lassen sich gut auslagern?

Im Bereich Technische Dokumentation eignen sich insbesondere die folgenden Aufgaben und Prozesse für das Auslagern an einen externen Dienstleister: 

  • Konformitätsbewertungsverfahren bzw. CE-Kennzeichnung durchführen
  • Anwendbare EU-Richtlinien, Normen, Gesetzen und Vorschriften recherchieren
  • EU/EG-Konformitätserklärung (CE-Erklärung) erstellen
  • Betriebsanleitung, Bedienungsanleitung, Gebrauchsanweisung oder Handbuch erstellen
  • Montageanleitung oder Inbetriebnahmevorschrift erstellen
  • Wartungsanleitung und Serviceanleitung erstellen
  • Schulungsunterlagen erstellen
  • Übersetzung in Sprachen des Verwendungslandes koordinieren
  • Vorhandene Dokumentation oder Anleitung prüfen und verbessern
  • Interne Dokumentations-Prozesse verbessern

Wie läuft eine Zusammenarbeit ab?

1. Erster Kontakt

Beim ersten Kontakt schildern Sie uns Ihr Vorhaben, damit wir das Projekt schnell und effizient planen können. Dabei klären wir gemeinsam die wichtigsten Punkte:

  • Um welches Produkt handelt es sich?
  • Welche Dokumente möchten Sie erstellen lassen (z. B. Betriebsanleitung, Risikobeurteilung, CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärung)?
  • Zu welchem Thema hätten Sie gerne eine Beratung bzw. fachliche Unterstützung?
  • In welchen Ländern wird das Produkt verwendet? Was sind die Zielmärkte?
  • Zu welchem Termin benötigen Sie die Dokumentation?

2. Geheimhaltungsvereinbarung

Auf Wunsch unterzeichnen wir die gemeinsame GHV / NDA.

3. Detaillierte Infos und Abstimmung

Wir prüfen zusammen, welche weiteren Infos wir benötigen, um ein Angebot erstellen zu können. Das könnten sein, sofern vorhanden: Dokumentvorlagen, bereits vorhandene Dokumente, 3D-CAD-Daten oder Zeichnungen, usw. Außerdem klären wir die Art der Zusammenarbeit und wie wir an benötigte Informationen kommen (z. B. vor-Ort oder Remote).

4. Projektstart

Nach Beauftragung klären wir letzte Details (z. B. Kontaktpartner, wie der Datenaustausch erfolgen soll). Dann legen wir direkt los. Termine zur Abstimmung oder Informationsrecherche vereinbaren wir flexibel und nach Ihrem Terminkalender.

5. Abnahme

Nach Abschluss der Arbeiten erhalten Sie das Resultat (z. B. ein fertiggestelltes Dokument) zur Prüfung. Ihre eventuellen Rückmeldungen arbeiten wir direkt ein. Der Schritt wird so lange wiederholt, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

6. Folgeprojekt

Einer weiteren Zusammenarbeit steht zumindest aus unserer Sicht nichts entgegen. Fast immer reduzieren sich die Kosten für Folgeprojekte aufgrund des geringeren Abstimmungsaufwands und der bereits gut eingespielten Prozesse.

Was kostet eine Technische Dokumentation?

Die Kosten zur Erstellung der Technische Dokumentation hängen stark vom Produkt und den entsprechenden Anforderungen des Markts ab.

  • So ist der Aufwand für ein Haushaltsprodukt (wie ein Staubsauger) deutlich geringer als für eine Maschine nach Maschinenrichtlinie oder ein Medizinprodukt nach Medizinprodukte-Verordnung. Die Komplexität des Produkts sowie die Markt-Anforderungen an die jeweilige Produktgruppe bestimmen die erforderlichen Maßnahmen.
  • Wollen Sie das Produkt nur in Deutschland verkaufen, ist der Aufwand vergleichsweise überschaubar. Wollen Sie Ihr Produkt im gesamten EU-Markt, den USA oder mehreren Kontinenten zugleich vertreiben, steigt der Aufwand dementsprechend an. Grund hierfür sind die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Märkte, die Sie genauestens recherchieren und beachten müssen.

Weiterhin hängen die Kosten davon ab, ob Sie oder Ihr Dienstleister auf einer vorhandenen Dokumentation für ein ähnliches Produkt aufbauen können. Ist bereits eine Dokumentation vorhanden, passt der Redakteur diese nur noch an das Produkt an. Sie ersparen sich damit größtenteils die Aufwände für:

  • Normen- und Richtlinienrecherche
  • Erstellen von Dokumentvorlagen und -strukturen
  • Recherchieren von Inhalten
  • Teilweise auch das Schreiben von Texten und Erstellen von Grafiken/Fotos.

Seitenpreise

Den Preis für die Erstellung von Technischer Dokumentation kann pro Seite angegeben werden. Diese Angaben sind natürlich nur sehr grob und hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab. Für ein erstes Bauchgefühl über die erwartbaren Aufwände können sie jedoch als Richtwert dienen. Vor allem dann, wenn die genauen Anforderungen und das Produkt an sich noch nicht bekannt sind. Die folgenden Werte können Sie in etwa erwarten:

  • Neuerstellung einer Seite (A4) einer Bedienungsanleitung, inkl. Grafikerstellung: ca. 2-3 Stunden.
  • Ändern einer Seite (A4) einer Bedienungsanleitung: ca. 10 Minuten bis 1 Stunde.

Der Aufwand (in Stunden) multipliziert mit dem jeweiligen Stundensatz ergibt den Preis pro Seite.

Stundensatz und Beispielpreise

Dienstleister für Technische Dokumentation veranschlagen Kosten von ca. 40 – 100 € pro Stunde. Der Stundensatz ist wiederum abhängig von:

  • Art und Komplexität des Produkts (z. B. Haushaltsprodukt, Maschine, Medizinprodukt),
  • Anforderungen an unterschiedliche Kompetenzen und Fachkenntnisse des Redakteurs;
  • Teilbereichen der Dokumentation, die erstellt werden sollen (die Erstellung eine Risikobeurteilung wird beispielsweise anders kalkuliert als die Erstellung eine Bedienungsanleitung).

Nachfolgend geben wir Ihnen einige Beispiele für Kosten verschiedener Projekte.

Änderung einer vorhandenen Anleitung (30 Seiten, Haushalts-Elektro-Produkt) nach Kundenvorgabe500 €
Überführung (Übersetzung, Prüfung nationaler Normen/Gesetze, Formatierung) einer englischen Originalanleitung in eine gesetzeskonforme deutsche Anleitung (80 Seiten)4500 €
Prüfen einer vorhandenen Anleitung (180 Seiten, Maschine) auf Konformität mit Maschinenrichtlinie1.100 €
Erstellung einer Betriebsanleitung nach Maschinenrichtlinie füreine einfache Maschine3.000 €
eine mittel-komplexe Maschine5.500 €
eine komplexe Maschine8.000 €
eine einfache Anlage mit 5 Stationen5.000 €
eine mittel-komplexe Anlage mit 10 Stationen20.000 €
Erstellung einer Risikobeurteilung für eine Anlage bestehend aus 5 Komponenten/Maschinen im Bereich Automobilbrancheca. 5000 €
Erstellung einer Betriebsanleitung nach MDR für ein komplexes medizintechnisches Gerät15.000 €

Es sei erwähnt, dass die Kosten nicht einfach linear skalierbar sind. Die erforderlichen Aufwände sind immer individuell zu prüfen. Schließlich ist jedes Produkt einzigartig und unterliegt damit auch individuellen Anforderungen.

Melden Sie sich gleich bei uns, um zu besprechen, wie wir Ihre Anforderungen unkompliziert und kostengünstig umsetzen können.

Übersetzungskosten

Kosten für die reine Übersetzung in verschiedene Sprachen lassen sich etwas genauer beziffern. Der Preis wird vor allem durch folgende Punkte beeinflusst:

  • Qualifikation und Qualität des Übersetzers
  • Quellsprache und Zielsprache (von Deutsch nach Englisch ist günstiger als von Rumänisch nach Chinesisch)
  • Fachbereich (je spezifischer desto teurer)
  • Durchführung von Gegenlesen / Korrekturlesen / Lektorat (steigert die Übersetzungsqualität)

Wegen der genannten Punkte gibt es eine gewisse Spannweite bei den Kosten:

Übliche Übersetzungskosten pro Wort0,15 bis 0,30 €
Übliche Übersetzungskosten pro Zeile (eine Normzeile enthält 55 Zeichen)0,80 bis 3,00 €
Übliche Übersetzungskosten pro Seite (bei ca. 2000 Zeichen pro Seite)ca. 30 – 110 €

Übrigens: Die Übersetzungskosten hängen stark vom Ausgangstext ab. Deshalb sollte bei der Erstellung der Ausgangsdokumentation ein hohes Augenmerk gelegt werden auf: 

  • Formulieren einfacher, logischer und verständlicher Sätze (nicht nur wegen der Übersetzung);
  • Einheitliche Verwendung von Wörtern und Fachbegriffen (konsistente Terminologie);
  • Wiederverwendung von Sätzen und Textbausteinen, wo sinnvoll;
  • Saubere Formatierungen und keine manuellen Zeilenumbrüche oder doppelte Leerzeichen;
  • Vermeiden von Füllwörtern und doppelten Verneinung;
  • Übersetzungsgerechten Schreibstil, durch Regeln und sprachliche Vorgaben.

Sie haben noch Fragen?

HighDoc - Ihr Dienstleister für Technische Dokumentation

Daniel Keil, Geschäftsführer

Unser Expertenteam steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.