Die Interne Technische Dokumentation dient dazu, das Produkt über seinen Lebenszyklus hinweg zu dokumentieren. Der Hersteller kommt damit seinen Nachweispflichten gegenüber Organisationen und gesetzlichen Anforderungen nach. Sie bildet die Grundlage für die Externe Technischen Dokumentation und beinhaltet darüber hinaus Informationen zu einer Vielzahl verschiedener Themenbereiche. Die Interne Dokumentation bietet das Potenzial, Wissen und Know-how eines Unternehmens zu sammeln, zu verteilen und zu speichern. Sie ist also mehr als eine reine Pflichtübung.
Die Externe Technische Dokumentation (auch Anwenderdokumentation oder Nutzerinformation) ist ein Ausschnitt der Internen Dokumentation und richtet sich an den Anwender bzw. Endbenutzer, Reparaturdienstleister oder an Transportunternehmen. Sie enthält die Informationen, die für den Umgang mit dem Produkt relevant sind. Gesetze und Richtlinien definieren den Umfang der bereitzustellenden Informationen näher. Die externe Produktdokumentation soll in erster Linie gewährleisten, dass der Nutzer das Produkt gemäß seiner Bestimmungsgemäßen Verwendung benutzt. Alle Anwender wie Installateure, Reparaturdienstleister und Transportunternehmen können ihre Arbeiten mithilfe dieser Informationen sicher und mit dem gewünschten Ergebnis durchführen.
