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In den meisten Unternehmen gibt es eine große Menge verfügbarer Daten, Dokumente und Medien. Mit herkömmlichen Mitteln kann der Überblick verloren gehen.

Alle Daten, Dokumente und Medien in Datenbanken zu sammeln bietet viele Vorteile:

Inhalte schneller finden

Mit der richtigen Mapping-Strategie exportiert man die alten Daten und fügt ihnen passende Meta-Daten hinzu. Mit den Meta-Daten kann man seine Inhalte schneller finden. Zum Beispiel:

  • Zeige alle russischen Inhalte vom letzten Jahr zum Thema Sicherheit bei der Komponente Pumpe.
  • Zeige alle unübersetzten Bilder für englisch, spanisch und für eine bestimmte Baureihe.
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Konsistente Texte erzeugen

Beim Konvertieren werden alle Daten auf Wiederholungen geprüft. Anschließend werden Dopplungen entfernt.

Mit modernen Technologien werden nicht nur exakte Dopplungen entfernt, sondern auch ähnliche. Die folgenden Texte stimmen inhaltlich überein, aber es wird nur ein Text in die neue Datenbank importiert:

  • „Schalten Sie die Pumpe ein.“
  • „Schalten Sie die Pumpe mit dem Ein-Schalter ein.“ 

Inhalte wiederverwenden

Bei der Technischen Dokumentation ist es sinnvoll, Texte konsistent zu verwenden. Das hat den Vorteil, dass man einen Text nur einmal schreiben muss, nur einmal prüfen muss und notwendigerweise nur einmal übersetzen muss. Das spart Kosten.

Nach der Datenmigration kann man durch gezieltes Arbeiten sicherstellen, dass Daten nur einmal verwendet werden.

Wenn man einen Text ändert, dann ändert er sich an allen Stellen, wo dieser Text verwendet wird.