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Die Dokumentverwaltung stellt gerade bei komplexen Produkten (wie Maschinen, Anlagen und Software) mit unter Umständen einer Vielzahl verschiedener Varianten und Ausführungen eine Herausforderung dar. Der Erstellungsprozess einer Technischen Dokumentation muss so gestaltet sein, dass er diese Herausforderungen zu bewältigen vermag.

Vielfach organisieren insbesondere kleinere Unternehmen, deren Variantenreichtum an Produkten in keinem Fall den Schwergewichten auf dem Markt nachstehen muss, die Dokumentverwaltung noch ohne den Einsatz von Management-Systemen. Entscheidend hierbei ist eine eiserne Disziplin bei der Verwaltung von Produktdokumentationen sowie deren Varianten, Versionen und unterschiedlichen Arbeitsständen. Auch sollte die Kollaboration und der Kontakt innerhalb des Unternehmens darauf ausgelegt sein, bei mehreren Bearbeitern ein und desselben Dokuments Datenverluste oder Dateiüberschreibungen auszuschließen.

Aufgrund der steigenden Nachfrage nach individualisierten Produkten nimmt der Einsatz von Content Management Systemen seit langer Zeit stetig zu. Sie erleichtern bei fachgerechtem Einsatz und einer sorgfältigen Abwägung der erforderlichen Aufwände das Erstellen, Pflegen und Publizieren von Technischen Dokumentationen in die verschiedensten Zielformate.