Das Wichtigste in Kürze:
Bei digitaler Bereitstellung der Betriebsanleitung ist folgendes zu beachten:
- Auf der Maschine (oder Verpackung/Beileger) muss stehen, wie die Anleitung online erreichbar ist (z. B. QR‑Code und Klartext‑URL).
- Aktuell empfehlen wir (bei digitaler Bereitstellung der Betriebsanleitung) zusätzlich ein gedrucktes Sicherheitsblatt beizulegen, ggf. mehrsprachig bei verschiedenen Zielländern. Dieses enthält neben essentiellen Safety‑Infos (für Transport, Inbetriebnahme, bestimmungsgemäßen Gebrauch, Warnhinweise, Piktogramme, Not‑Halt/Abschalten, …) auch einen Verweis, wo die digitale Betriebsanleitung zu finden ist.
- Die Anleitung muss druck- und downloadfähig sein.
- Dringend empfohlen: Direktlink pro Maschine/Seriennummer: Kodieren Sie im QR‑Code eine eindeutige ID (z. B. Typ + Seriennummer), die ohne weitere Auswahl direkt zum richtigen Dokument führt. Das minimiert das Fehlerrisiko und erfüllt den Anspruch, dass die Anleitung „die Maschine begleitet“. Das ist benutzerfreundlich und aus Compliance‑Sicht sehr zu empfehlen, aber (derzeit) kein ausdrückliches Muss.
- Stellen Sie sicher, dass die URL über ≥ 10 Jahre stabil erreichbar bleibt.
- Wenn der Käufer zum Kaufzeitpunkt darum bittet, ist die Papierfassung der Anleitung kostenfrei binnen 1 Monat zu liefern.
- Bei Produkten für Verbraucher bzw. wenn mit nicht‑professioneller Nutzung zu rechnen ist, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen (mindestens das für Inbetriebnahme und sicheren Gebrauch Erforderliche) in Papierform beiliegen. Digitale Vollanleitung bleibt weiterhin zulässig.
- Update-Strategie entwickeln: Bei sicherheitsrelevanten Änderungen: Aktive Information an Kunden (z. B. E-Mail, Brief, Serviceportal). Online-Bereitstellung der aktuellen Anleitungsversion.
- Bei Versionierung der Betriebsanleitung:
- Die Anleitung muss immer dem tatsächlichen Produktstand entsprechen.
- Bei Unfällen oder Rückrufen müssen Sie nachweisen können, welche Version der Anleitung zu welchem Produkt gehörte.
- Verwenden Sie ein klares Versionsschema inkl. Datumsangaben
- Fügen Sie am Ende der Anleitung eine Änderungshistorie ein: Version, Datum, kurze Beschreibung der Änderung. Vorteil: Transparenz für Nutzer und Behörden.
- Stellen Sie sicher, dass auch alte Versionen abrufbar bleiben (z. B. für Behörden oder bei Produkthaftungsfällen). Ggf. über gesonderten Zugang.
Warum ist eine digitale Betriebsanleitung sinnvoll?
Digitale Betriebsanleitungen bieten neben dem wichtigen Umweltaspekt zahlreiche weitere Vorteile. Anders als Papieranleitungen sind sie jederzeit und überall auf verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets oder Computern zugänglich, was die Nutzung im Alltag immens erleichtert.
Aktualisierungen und Ergänzungen können durch geschultes Personal schnell und unkompliziert eingepflegt werden, sodass alle Informationen immer auf dem neuesten Stand zur Verfügung stehen. Zusätzlich können interaktive Elemente wie Videos oder Verlinkungen zu weiterführenden Hinweisen das Verständnis der Anleitungen verbessern und die Anwendung noch kinderfreundlicher gestalten.
Aktueller Stand zur digitalen Betriebsanleitung im Leitfaden zur Maschinenrichtlinie
Die aktuelle Maschinenrichtlinie 2006/42/EG wird am 20. Januar 2027 von der neuen Maschinenverordnung 2023/1230 abgelöst und muss ab diesem Zeitpunkt von allen Herstellern und Wirtschaftsakteuren eingehalten / umgesetzt werden. In der neuen Version 2.3 des Leitfadens zur Anwendung der noch gültigen Maschinenrichtlinie wird in § 255 auf die Bereitstellung von digitalen Betriebsanleitungen verwiesen.
Maschinen oder Produkte, die hierunter fallen und gewerblich genutzt werden, können ihre Betriebsanleitungen ab April 2024 in digitaler Form entsprechend der Anforderungen aus Artikel 10 (7) der neuen Maschinenverordnung (siehe oben) anbieten.
Begründet wird diese Neuerung in der Richtlinie durch eine ausreichende Abdeckung der EU-Haushalte mit Internet. Darüber hinaus wird empfohlen in den wesentlichen Sicherheitsinformationen, auf der Verpackung oder auf der Maschine selbst folgenden Hinweis anzubringen:
„Der Käufer hat das Recht, auf Antrag die Betriebsanleitung kostenlos in Papierform zu erhalten“.
Der Hinweis sollte in der Amtssprache des jeweiligen Inverkehrbringerlandes /Ziellandes formuliert sein und um Kontaktinformationen (z. B.: E-Mail Adresse) ergänzt werden.
Digitale Betriebsanleitungen bei nicht-gewerblicher Nutzung
Für Verbraucherprodukte und Maschinen, die zur nicht-gewerblichen Nutzung auf den Markt gebracht werden oder unter vorhersehbaren Umständen von Privatpersonen verwendet werden können, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform mitgeliefert werden.
Damit Produzenten die Nutzung ihrer Produkte oder Maschinen richtig einschätzen können und ihre Dokumentation entsprechend der Verordnung anpassen können, kann die Durchführung einer Zielgruppenanalyse sinnvoll sein. Diese gibt nicht nur Aufschluss über die Bedürfnisse der Kunden, sondern zeigt auf, wer das Produkt unter welchen Bedingungen wie nutzt.
Wichtige Sicherheitsinformationen für Endverbraucher
Unter den wesentlichen Sicherheitsinformationen nach Maschinenverordnung Artikel 10 (7) versteht man mindestens Angaben zum sicheren Umgang in den folgenden Lebensphasen:
- Montage
- Inbetriebnahme
- Verwendung
- Wartung
- Transport
Diese Angaben müssen mit der Betriebsanleitung übereinstimmen und sind essenziell, um die Sicherheit und Gesundheit des Benutzers (oder Dritter) bei Befolgung der Anweisungen zu gewährleisten und eine Gefährdung auszuschließen.
Digitale Betriebsanleitung für Elektrogeräte
Eine Vielzahl der Haushalts- und Elektrogeräte werden nicht von der Maschinenrichtlinie, sondern der Niederspannungsrichtlinie abgedeckt. Bei Produkten, die sowohl im Haushalt als auch gewerblich (als Arbeitsmittel) verwendet werden, sogenannte Migrationsprodukte, kann der Hersteller selbst entscheiden, welche Richtlinie zur Anwendung kommt und somit auch, ob die Anleitung digital oder klassisch in Papierform angeboten wird.
Wenn der Hersteller in der Betriebsanleitung oder Konformitätserklärung angibt, dass das Gerät für den Hausgebrauch bestimmt ist, unterliegt es der Niederspannungsrichtlinie und muss deren Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen erfüllen sowie das entsprechende Konformitätsbewertungsverfahren durchlaufen. Bei gewerblicher Nutzung gilt hingegen die Maschinenrichtlinie.
Da beide Richtlinien alle Gefährdungen eines elektrischen Produkts, das zugleich eine Maschine ist, vollständig behandeln, kann in der Konformitätserklärung entweder die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU oder die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG aufgeführt werden.
Mit unserem Know-how unterstützen wir Sie gern in der Digitalisierung Ihrer Betriebsanleitung.
Änderungen in der neuen Maschinenverordnung
Die Beigabe der Betriebsanleitung ist für Maschinenhersteller verpflichtend und wird in den Hauptpflichten durch genaue Vorgaben zur Form der Lieferung geregelt. Hierzu legt Artikel 10 (7) der neuen Maschinenverordnung 2023/1230 fest, dass Betriebsanleitungen für Maschinen und zugehörige Produkte ab dem Jahr 2027 auch in digitaler Form bereitgestellt werden können und liefert dafür konkrete Regelungen:
- Zugriff
- Die Angaben zum Zugriff müssen auf der Maschine, Verpackung oder im Begleitdokument hinterlegt werden.
- physische Reproduktion und Sicherung
- Die Anwender müssen in der Lage sein, die Betriebsanleitung ausdrucken, herunterladen und speichern zu können, um im Fall eines Maschinen-, Netz- oder Stromausfalls jederzeit auf sie zugreifen zu können. Dies gilt auch für Anleitungen, die in der Software einer Maschine oder Produkts integriert sind.
- Dauer der Bereitstellung
- Alle Dokumente müssen für die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine oder des Produkts, aber mindestens für 10 Jahre, online abrufbar sein.
Im Artikel 10 (7) heißt es:
Die Hersteller gewährleisten, dass der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III beigefügt sind. Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden. In der Betriebsanleitung und den Informationen ist das Produktmodell, dem sie entsprechen, klar zu beschreiben.
Wenn die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitgestellt wird, muss der Hersteller
- a) auf der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt oder, falls dies nicht möglich ist, auf ihrer Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie auf die digitalen Betriebsanleitungen zugegriffen werden kann;
- b) diese in einem Format bereitstellen, das es dem Nutzer ermöglicht, die Betriebsanleitung auszudrucken, herunterzuladen und auf einem elektronischen Gerät zu speichern, sodass er jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine oder des dazugehörigen Produkts, darauf zugreifen kann; diese Anforderung gilt auch, wenn die Betriebsanleitung in die Software der Maschine oder des zugehörigen Produkts eingebettet ist;
- c) sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine oder des dazugehörigen Produkts und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine oder des dazugehörigen Produkts online zugänglich machen.
Auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs stellt der Hersteller die Betriebsanleitung jedoch innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereit.
Bei Maschinen bzw. dazugehörigen Produkten, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, auch wenn sie nicht für sie bestimmt sind, muss der Hersteller die Sicherheitsinformationen, die für die sichere Inbetriebnahme der Maschine bzw. des zugehörigen Produkts und für deren bzw. dessen sichere Verwendung wesentlich sind, in Papierform bereitstellen.
Die Betriebsanleitung, die Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III werden in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst und müssen klar, verständlich und lesbar sein.
Digitale Konformitätserklärung
Neben der Betriebsanleitung ist es auch möglich, die Konformitätserklärung (gemäß Maschinenrichtlinie) digital zur Verfügung zu stellen. Die digitale Konformitätserklärung muss mindestens für einen Zeitraum von zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen online abrufbar sein.
Zudem muss auf der Maschine oder dem Produkt, der beiliegenden Dokumentation oder der digital bereitgestellten Betriebsanleitung die Internetseite oder ein maschinenlesbarer Code angegeben werden, worunter die Konformitätserklärung zu finden ist. Hierbei müssen die Betriebsanleitung und die EG-Konformitätserklärung nicht dasselbe Format haben und somit kein untrennbares physisches oder digitales Dokument bilden.
Zusammenfassung
Der aktuelle Leitfaden zur Maschinenrichtlinie erlaubt bereits jetzt die Lieferung digitaler Anleitungen und bietet so die Möglichkeit die Umstellung schrittweise vorzunehmen. Hersteller können somit vor dem Start der neuen Maschinenverordnung frei wählen, ob sie ihre Betriebsanleitungen in Papierform oder digital bereitstellen.
