Daten­mi­gra­ti­on — Kon­ver­tie­ren, Expor­tie­ren und Impor­tie­ren

High­Doc unter­stützt Sie bei der Daten­mi­gra­ti­on. Wir ver­wen­den moder­ne Tech­no­lo­gien, um Ihre Doku­men­te zu expor­tie­ren und zu impor­tie­ren.

Was ist Daten­mi­gra­ti­on?

Die Migra­ti­on von Daten aus einem Sys­tem ins ande­re kann vie­le Grün­de haben wie bei­spiels­wei­se die Ein­füh­rung einer neu­en CMS-Sof­t­­wa­re (Con­tent Manage­ment Sys­tem), ein Tech­no­lo­gie­wech­sel oder eine Unter­neh­mens­fu­si­on. Dabei tref­fen unter­schied­li­che Daten­struk­tu­ren auf­ein­an­der, wel­che in eine neue, gemein­sa­me Basis zu inte­grie­ren sind. Nur eine erfolg­rei­che Migra­ti­on garan­tiert eine kon­flikt­freie Koexis­tenz alter und neu­er Daten. 

Datenmigration-Symbol

Eine gründ­li­che Pla­nung ist wich­tig, damit kei­ne Daten ver­lo­ren gehen.

Jede Daten­mi­gra­ti­on besteht aus 3 Stu­fen:

  1. Expor­tie­ren der alten Daten
  2. Map­ping der Daten
  3. Impor­tie­ren der Daten in das neue Sys­tem

Ein typi­sches Bei­spiel für Daten­mi­gra­ti­on ist die Über­tra­gung aller Word-Doku­­men­­te oder Frame­­Ma­­ker-Doku­­men­­te in eine CMS-Sof­t­­wa­re.

War­um ist Daten­mi­gra­ti­on so wich­tig?

In den meis­ten Unter­neh­men gibt es eine gro­ße Men­ge ver­füg­ba­rer Daten, Doku­men­te und Medi­en. Mit her­kömm­li­chen Mit­teln kann der Über­blick ver­lo­ren gehen.

Alle Daten, Doku­men­te und Medi­en in Daten­ban­ken zu sam­meln bie­tet vie­le Vor­tei­le:

Inhal­te schnel­ler fin­den

Mit der rich­ti­gen Map­­ping-Stra­­te­­gie expor­tiert man die alten Daten und fügt ihnen pas­sen­de Meta-Daten hin­zu. Mit den Meta-Daten kann man sei­ne Inhal­te schnel­ler fin­den. Zum Bei­spiel:

  • Zei­ge alle rus­si­schen Inhal­te vom letz­ten Jahr zum The­ma Sicher­heit bei der Kom­po­nen­te Pum­pe.
  • Zei­ge alle unüber­setz­ten Bil­der für eng­lisch, spa­nisch und für eine bestimm­te Bau­rei­he.
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Kon­sis­ten­te Tex­te erzeu­gen

Beim Kon­ver­tie­ren wer­den alle Daten auf Wie­der­ho­lun­gen geprüft. Anschlie­ßend wer­den Dopp­lun­gen ent­fernt.

Mit moder­nen Tech­no­lo­gien wer­den nicht nur exak­te Dopp­lun­gen ent­fernt, son­dern auch ähn­li­che. Die fol­gen­den Tex­te stim­men inhalt­lich über­ein, aber es wird nur ein Text in die neue Daten­bank impor­tiert:

  • “Schal­ten Sie die Pum­pe ein.”
  • “Schal­ten Sie die Pum­pe mit dem Ein-Schal­­ter ein.” 

Inhal­te wie­der­ver­wen­den

Bei der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on ist es sinn­voll, Tex­te kon­sis­tent zu ver­wen­den. Das hat den Vor­teil, dass man einen Text nur ein­mal schrei­ben muss, nur ein­mal prü­fen muss und not­wen­di­ger­wei­se nur ein­mal über­set­zen muss. Das spart Kos­ten.

Nach der Daten­mi­gra­ti­on kann man durch geziel­tes Arbei­ten sicher­stel­len, dass Daten nur ein­mal ver­wen­det wer­den.

Wenn man einen Text ändert, dann ändert er sich an allen Stel­len, wo die­ser Text ver­wen­det wird.

Wo setzt man Daten­mi­gra­ti­on ein?

Daten­mi­gra­ti­on ist nicht nur die Über­tra­gung von einer Daten­bank zu einer ande­ren. Für die Daten­mi­gra­ti­on gibt es vie­le unter­schied­li­che Sze­na­ri­en.

Zum Bei­spiel:

  • Daten von einer CMS-Sof­t­­wa­re in eine ande­re CMS-Sof­t­­wa­re migrie­ren.
  • Word-Doku­­men­­te kon­ver­tie­ren und in eine CMS-Sof­t­­wa­re impor­tie­ren.
  • Frame­­Ma­­ker-Doku­­men­­te in eine selbst gewähl­te XML-Stru­k­­tur kon­ver­tie­ren (XSLT-Tran­s­­for­­ma­­ti­on).
  • Eine bestehen­de Infor­ma­ti­ons­struk­tur (z. B. DITA) in eine ande­re Struk­tur kon­ver­tie­ren.
  • Alle vor­han­de­nen Pho­­to­­shop-Datei­en in eine Daten­bank mit­samt pas­sen­den Meta-Daten spei­chern.

Was pas­siert beim Expor­tie­ren?

Vor dem Expor­tie­ren wird gründ­lich geplant, wel­che Daten, Doku­men­te und Infor­ma­tio­nen migriert wer­den sol­len. Man muss dar­auf ach­ten, dass kei­ne Infor­ma­tio­nen durch fal­sche Pla­nung ver­lo­ren gehen.

Die­se Pla­nung geht Hand in Hand mit dem Daten-Map­­ping.

Beim Expor­tie­ren kann man schon eine Berei­ni­gung der Daten fest­le­gen. Zum Bei­spiel:

  • Auto­ma­ti­sche Recht­schreib­kor­rek­tur
  • Kon­ver­tie­ren von ver­lust­be­haf­te­ten JPEGs in hoch­auf­lö­sen­de PNGs
  • Dop­pel­te Datei­en und Infor­ma­tio­nen löschen
  • Prü­fen von ver­wais­ten Doku­men­ten, die seit Jah­ren nicht ver­wen­det wur­den

Die gro­ße Her­aus­for­de­rung beim Expor­tie­ren ist die Umwand­lung der viel­fäl­ti­gen Datei­for­ma­te — vor allem, wenn sie in ver­schie­de­nen Ver­sio­nen vor­lie­gen (z. B. ver­al­te­te Doku­men­te mit Word97 und neue mit Word 2019)

Expor­tier­te Daten und Infor­ma­tio­nen wer­den meist in eine tem­po­rä­re Daten­bank ein­ge­tra­gen, bevor sie wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den.

Was ist Data-Map­­ping? Was ist Map­ping?

Nach dem Expor­tie­ren und dem Sam­meln der Daten fin­det das Daten-Map­­ping statt. Es wird gründ­lich geplant, wel­che Infor­ma­tio­nen tat­säch­lich in das neue Sys­tem impor­tiert wer­den.

Anschlie­ßend wer­den alle Infor­ma­ti­ons­struk­tu­ren (alte Daten und neu­es Sys­tem) gegen­über­ge­stellt und zuge­ord­net.

Bei­spiel: Alle Word-Doku­­men­­te in einer Daten­bank spei­chern

Ein Word-Doku­­ment ent­hält Tex­te, Tabel­len und Bil­der. Die Word-Datei ent­hält auch wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen wie das Erstell­da­tum. Die­se Infor­ma­tio­nen sol­len in die Daten­bank über­nom­men wer­den.

 

Die rich­ti­ge Pfle­ge von Daten ist über­le­bens­wich­tig für jedes Unter­neh­men. Nut­zen Sie unse­re Erfah­rung und Tech­no­lo­gien, um Ihre Daten zukunfts­si­cher in ande­re For­ma­te oder Sys­te­me zu migrie­ren.

Was pas­siert beim Impor­tie­ren?

Zeit­punkt und Art für die Daten­über­nah­me in das neue Sys­tem wird gründ­lich geplant.

Vor dem Impor­tie­ren wer­den alle mög­li­chen Pro­blem­stel­len getes­tet und abge­schal­tet. Anschlie­ßend wer­den meh­re­re Test­läu­fe durch­ge­führt und Sicher­heits­ko­pien erstellt.

Erst wenn sicher­ge­stellt ist, dass alles rei­bungs­los funk­tio­niert, wer­den alle Daten in das neue Sys­tem impor­tiert.

Die wich­ti­gen Schrit­te nach dem Impor­tie­ren

Nach dem Impor­tie­ren müs­sen alle Daten geprüft wer­den:

  • Alle Daten und Struk­tu­ren vali­die­ren
  • Seman­ti­sche Inhal­te stich­pro­ben­ar­tig prü­fen — durch Men­schen und durch Künst­li­che Intel­li­genz
  • Berei­­ni­­gungs-Wer­k­­zeu­­ge des neu­en Sys­tems ein­set­zen, um die Daten­ban­ken zu opti­mie­ren — das erhöht die Geschwin­dig­keit, mit der Sie Inhal­te fin­den

Wie erfolg­reich ist Daten­mi­gra­ti­on? Wie kann man rich­tig kon­ver­tie­ren?

Eine Daten­mi­gra­ti­on ist erfolg­reich, wenn man alle ursprüng­li­chen Daten in das neue Sys­tem impor­tiert hat. Zusätz­lich soll das neue Sys­tem die Vor­tei­le zum schnel­len Fin­den und zum Wie­der­ver­wen­den von Daten aus­nut­zen.

Für vie­le Unter­neh­men ist Daten­mi­gra­ti­on eine wirt­schaft­li­che und tech­no­lo­gi­sche Bar­rie­re, die sie nicht selbst durch­bre­chen kön­nen.

Nut­zen Sie vor­han­de­ne Tech­no­lo­gien und Res­sour­cen von erfah­re­nen Unter­neh­men, um Ihre Daten erfolg­reich zu migrie­ren.

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