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Datenmigration – Konvertieren, Exportieren und Importieren

HighDoc unterstützt Sie bei der Datenmigration. Wir verwenden moderne Technologien, um Ihre Dokumente zu exportieren und zu importieren.

Was ist Datenmigration?

Die Migration von Daten aus einem System ins andere kann viele Gründe haben wie beispielsweise die Einführung einer neuen CMS-Software (Content Management System), ein Technologiewechsel oder eine Unternehmensfusion. Dabei treffen unterschiedliche Datenstrukturen aufeinander, welche in eine neue, gemeinsame Basis zu integrieren sind. Nur eine erfolgreiche Migration garantiert eine konfliktfreie Koexistenz alter und neuer Daten. 

Datenmigration-Symbol

Eine gründliche Planung ist wichtig, damit keine Daten verloren gehen.

Jede Datenmigration besteht aus 3 Stufen:

  1. Exportieren der alten Daten
  2. Mapping der Daten
  3. Importieren der Daten in das neue System

Ein typisches Beispiel für Datenmigration ist die Übertragung aller Word-Dokumente oder FrameMaker-Dokumente in eine CMS-Software.

Warum ist Datenmigration so wichtig?

In den meisten Unternehmen gibt es eine große Menge verfügbarer Daten, Dokumente und Medien. Mit herkömmlichen Mitteln kann der Überblick verloren gehen.

Alle Daten, Dokumente und Medien in Datenbanken zu sammeln bietet viele Vorteile:

Inhalte schneller finden

Mit der richtigen Mapping-Strategie exportiert man die alten Daten und fügt ihnen passende Meta-Daten hinzu. Mit den Meta-Daten kann man seine Inhalte schneller finden. Zum Beispiel:

  • Zeige alle russischen Inhalte vom letzten Jahr zum Thema Sicherheit bei der Komponente Pumpe.
  • Zeige alle unübersetzten Bilder für englisch, spanisch und für eine bestimmte Baureihe.
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Konsistente Texte erzeugen

Beim Konvertieren werden alle Daten auf Wiederholungen geprüft. Anschließend werden Dopplungen entfernt.

Mit modernen Technologien werden nicht nur exakte Dopplungen entfernt, sondern auch ähnliche. Die folgenden Texte stimmen inhaltlich überein, aber es wird nur ein Text in die neue Datenbank importiert:

  • „Schalten Sie die Pumpe ein.“
  • „Schalten Sie die Pumpe mit dem Ein-Schalter ein.“ 

Inhalte wiederverwenden

Bei der Technischen Dokumentation ist es sinnvoll, Texte konsistent zu verwenden. Das hat den Vorteil, dass man einen Text nur einmal schreiben muss, nur einmal prüfen muss und notwendigerweise nur einmal übersetzen muss. Das spart Kosten.

Nach der Datenmigration kann man durch gezieltes Arbeiten sicherstellen, dass Daten nur einmal verwendet werden.

Wenn man einen Text ändert, dann ändert er sich an allen Stellen, wo dieser Text verwendet wird.

Wo setzt man Datenmigration ein?

Datenmigration ist nicht nur die Übertragung von einer Datenbank zu einer anderen. Für die Datenmigration gibt es viele unterschiedliche Szenarien.

Zum Beispiel:

  • Daten von einer CMS-Software in eine andere CMS-Software migrieren.
  • Word-Dokumente konvertieren und in eine CMS-Software importieren.
  • FrameMaker-Dokumente in eine selbst gewählte XML-Struktur konvertieren (XSLT-Transformation).
  • Eine bestehende Informationsstruktur (z. B. DITA) in eine andere Struktur konvertieren.
  • Alle vorhandenen Photoshop-Dateien in eine Datenbank mitsamt passenden Meta-Daten speichern.

Was passiert beim Exportieren?

Vor dem Exportieren wird gründlich geplant, welche Daten, Dokumente und Informationen migriert werden sollen. Man muss darauf achten, dass keine Informationen durch falsche Planung verloren gehen.

Diese Planung geht Hand in Hand mit dem Daten-Mapping.

Beim Exportieren kann man schon eine Bereinigung der Daten festlegen. Zum Beispiel:

  • Automatische Rechtschreibkorrektur
  • Konvertieren von verlustbehafteten JPEGs in hochauflösende PNGs
  • Doppelte Dateien und Informationen löschen
  • Prüfen von verwaisten Dokumenten, die seit Jahren nicht verwendet wurden

Die große Herausforderung beim Exportieren ist die Umwandlung der vielfältigen Dateiformate – vor allem, wenn sie in verschiedenen Versionen vorliegen (z. B. veraltete Dokumente mit Word97 und neue mit Word 2019)

Exportierte Daten und Informationen werden meist in eine temporäre Datenbank eingetragen, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Was ist Data-Mapping? Was ist Mapping?

Nach dem Exportieren und dem Sammeln der Daten findet das Daten-Mapping statt. Es wird gründlich geplant, welche Informationen tatsächlich in das neue System importiert werden.

Anschließend werden alle Informationsstrukturen (alte Daten und neues System) gegenübergestellt und zugeordnet.

Beispiel: Alle Word-Dokumente in einer Datenbank speichern

Ein Word-Dokument enthält Texte, Tabellen und Bilder. Die Word-Datei enthält auch wichtige Informationen wie das Erstelldatum. Diese Informationen sollen in die Datenbank übernommen werden.

 

Die richtige Pflege von Daten ist überlebenswichtig für jedes Unternehmen. Nutzen Sie unsere Erfahrung und Technologien, um Ihre Daten zukunftssicher in andere Formate oder Systeme zu migrieren.

Was passiert beim Importieren?

Zeitpunkt und Art für die Datenübernahme in das neue System wird gründlich geplant.

Vor dem Importieren werden alle möglichen Problemstellen getestet und abgeschaltet. Anschließend werden mehrere Testläufe durchgeführt und Sicherheitskopien erstellt.

Erst wenn sichergestellt ist, dass alles reibungslos funktioniert, werden alle Daten in das neue System importiert.

Die wichtigen Schritte nach dem Importieren

Nach dem Importieren müssen alle Daten geprüft werden:

  • Alle Daten und Strukturen validieren
  • Semantische Inhalte stichprobenartig prüfen – durch Menschen und durch Künstliche Intelligenz
  • Bereinigungs-Werkzeuge des neuen Systems einsetzen, um die Datenbanken zu optimieren – das erhöht die Geschwindigkeit, mit der Sie Inhalte finden

Wie erfolgreich ist Datenmigration? Wie kann man richtig konvertieren?

Eine Datenmigration ist erfolgreich, wenn man alle ursprünglichen Daten in das neue System importiert hat. Zusätzlich soll das neue System die Vorteile zum schnellen Finden und zum Wiederverwenden von Daten ausnutzen.

Für viele Unternehmen ist Datenmigration eine wirtschaftliche und technologische Barriere, die sie nicht selbst durchbrechen können.

Nutzen Sie vorhandene Technologien und Ressourcen von erfahrenen Unternehmen, um Ihre Daten erfolgreich zu migrieren.

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