Was ist eine Gebäudedokumentation?
Die Gebäudedokumentation, auch Objektdokumentation genannt, umfasst sämtliche Informationen, die für die Nutzung und Instandhaltung einer Immobilie notwendig sind. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Facility Managements und bildet den gesamten Lebenszyklus einer Liegenschaft ab – von der Bauphase bis zur Nutzungsphase. Während die herkömmliche Gebäudedokumentation vor allem auf die Nutzungsphase fokussiert war, verfolgt die moderne Bestandsdokumentation einen ganzheitlicheren Ansatz, der auch die Bauphase einschließt.
Bereits in der Vorbereitungsphase eines Bauprojekts ist eine strukturierte Dokumentation essenziell, um alle relevanten Informationen übersichtlich zu sammeln und später unkompliziert nutzen zu können. Dies sichert zudem ein reibungsloses Facility Management.
Auch beim Übergang von Immobilien auf neue Eigentümer ist die Gebäudedokumentation wichtig. Eine umfassende Objektdokumentation ermöglicht es potenziellen Käufern, sich über bauliche, planerische und betriebswirtschaftliche Aspekte der Immobilie zu informieren. Gleichzeitig unterstützt sie Verkäufer dabei, den angestrebten Kaufpreis durch transparente Nachweise zu rechtfertigen.
Tipp 2: Regle die Zuständigkeiten
Die Verantwortung für die Gebäudedokumentation liegt bei den Eigentümern oder Betreibern von Immobilien und Anlagen, insbesondere dort, wo gesetzliche Dokumentations- und Nachweispflichten bestehen. Zwar können diese Pflichten unter bestimmten Voraussetzungen delegiert werden, jedoch verbleiben Überwachungs- und Kontrollpflichten beim Betreiber oder Eigentümer. Dieser muss jederzeit in der Lage sein, Nachweise über die Erfüllung der Pflichten zu erbringen.
Folgen fehlender oder unzureichender Gebäudedokumentation
In Bereichen wie dem Brandschutz führt die Verletzung von Dokumentationspflichten zu empfindlichen Sanktionen, einschließlich Bußgeldern oder sogar strafrechtlicher Haftung. Fehlende Nachweise, etwa zur Einhaltung baurechtlicher Vorschriften oder zur Schadensvermeidung, bergen Risiken bei gerichtlichen Auseinandersetzungen im Mängel- oder Nachtragsmanagement und können zu zusätzlichen Kosten führen.
Auch wirtschaftlich ist eine lückenhafte Dokumentation problematisch: Sie erschwert die Übergabe an neue Eigentümer und beeinflusst die vertragliche Gestaltung sowie den Kaufpreis negativ. Zudem ist ein professionelles und effizientes Gebäudemanagement ohne strukturierte Dokumentation kaum realisierbar.
Tipp 3: Strukturiere deine Gebäudedokumentation
Die Gebäudedokumentation gliedert sich in zwei wesentliche Hauptbereiche:
- die Baugebäudedokumentation und
- die Nutzungsgebäudedokumentation.
Während die Baugebäudedokumentation vor allem Fragen der Planung, Technik und Sicherheit abdeckt, stehen bei der Nutzungsgebäudedokumentation Aspekte wie Ertrag und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Beide Dokumentationsteile sind jedoch eng miteinander verbunden und bilden gemeinsam die vollständige Objektdokumentation.
Moderne digitale Dokumentationslösungen erlauben eine getrennte, aber miteinander verknüpfte Führung der Bau- und Nutzungsgebäudedokumentation. Dies erleichtert nicht nur den laufenden Betrieb, sondern stellt auch sicher, dass bei einem späteren Eigentümerwechsel beide Dokumentationsteile vollständig und zugänglich sind. So wird die gesamte Lebensspanne einer Immobilie lückenlos abgebildet.
Tipp 4: Beachte gesetzliche Vorschriften und Normen
Die Gebäudedokumentation unterliegt verschiedenen gesetzlichen Vorschriften und Normen, die eine systematische Erfassung und Aufbereitung von Daten über Planung, Errichtung, Bauerhalt und Bewirtschaftung regeln. Eine zentrale Orientierung bietet hierbei die Dokumentationsrichtlinie des Bundesamts für Bauwesen und Raumordnung (https://www.bbr.bund.de/BBR/DE/Service/BaufachlicheRegelungen/Dokurichtlinien/dokumentationsrichtlinien-des-bbr.html). Diese beschreibt detailliert, wie relevante Daten zu erfassen und zu archivieren sind, um die Instandhaltung und Wartung von Bauwerken zu erleichtern und Bauschäden zu vermeiden.
Zunehmend gewinnt die BIM-Methode (Building Information Modeling – auf Deutsch: Bauwerksdatenmodellierung) an Bedeutung, die als effizientere und zukunftsweisende Arbeitsmethode von staatlicher Seite gefördert wird. Während BIM in einigen Nachbarländern bereits verpflichtend ist, findet die Methode auch in Deutschland vermehrt Anwendung, vor allem bei Projekten privater Bauherren, aber auch bei neuen Verkehrsinfrastruktur-Großprojekten des Bundes. Sie ermöglicht eine umfassende digitale Modellierung und Verwaltung von Bauwerksdaten und setzt damit neue Standards für die Gebäudedokumentation.
BIM – Bauwerksdatenmodellierung
Building Information Modeling (BIM) stellt eine umfassende Datenbank dar, die physikalische und funktionale Eigenschaften des Bauwerks abbildet. Ziel: eine zuverlässige Informationsquelle für den gesamten Lebenszyklus des Gebäudes – von der Vorplanung über die Errichtung bis hin zum Rückbau.
Für die Ausführung der Gebäudedokumentation gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie kann sowohl in Papierform als auch digital erstellt werden. Die digitale Gebäudedokumentation bietet jedoch zahlreiche Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität im Gebäudemanagement steigern.
Moderne Immobilien werden immer komplexer, wodurch eine vollständige und aktuelle Dokumentation unerlässlich wird, um Schäden durch fehlerhafte Nutzung oder Pflege zu vermeiden und den wirtschaftlichen Betrieb sicherzustellen. Digitale Lösungen erleichtern diesen Prozess erheblich, indem sie standardisierte Berichtsvorlagen und Protokolle bereitstellen, die Zeit und Ressourcen sparen. Dank einer gemeinsamen Datenbasis werden Änderungen an Gebäudeausrüstungen automatisch synchronisiert, was eine kontinuierliche Datenaufbereitung während des gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ermöglicht. Dies führt zu höherer Termin- und Kostensicherheit sowie besserem Änderungsmanagement.
Darüber hinaus verbessert die digitale Gebäudedokumentation die Verwaltung und Zugänglichkeit der Dokumente. Während der Wartung können Arbeiten direkt vor Ort dokumentiert und durch Fotos oder Notizen ergänzt werden, wobei alle Änderungen revisionssicher archiviert werden. Insbesondere cloudbasierte Lösungen erlauben es verschiedenen Gewerken, parallel auf Informationen zuzugreifen. Flexible Visualisierungen und eine nachhaltige Stichwortsuche erleichtern zudem den Überblick und reduzieren Mehrkosten im Betrieb. Insgesamt steigert die digitale Gebäudedokumentation die Qualität der Projektinformationen, optimiert Ressourcen und senkt Betriebskosten, was sie zu einer unverzichtbaren Lösung für Eigentümer, Betreiber und Facility-Manager macht.
Gebäudedokumentationen fordern viel Kapazität und ein hohes Maß an Expertise. Gern unterstützen wir sie dabei, eine passgenaue und professionelle Dokumentation zu erstellen.
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Checkliste Gebäudedokumentation
Eine umfassende Gebäudedokumentation sollte alle wesentlichen Informationen und Unterlagen enthalten, die für das Gebäudemanagement und die langfristige Nutzung von Bedeutung sind. Dabei ist eine klare Struktur der Dokumente entscheidend, um den Überblick zu behalten. Zu den zentralen Bestandteilen einer Gebäudedokumentation gehören:
- Amtliche Dokumente: Katasterpläne, Grundbuchauszüge und Kaufverträge.
- Bauliche Unterlagen: Baubewilligungen, Baupläne, Statik-Berechnungen, Grundrisse, Schnitt- und Fassadenpläne, technische Zeichnungen, Flächennachweise, As-Built-Dokumentation bzw. Anlagendokumentation, technische Gebäudeausrüstung (TGA), sämtliche Änderungsnachweise, Baubeschreibungen mit Angaben zu Materialien sowie Gutachten und Fotodokumentationen.
- Technische Dokumente: Unterlagen zu Haustechnik, Wartungs- und Prüfpläne, Energieeffizienzklassen, Sachkundenachweise, Energiemanagement, Garantiescheine sowie Verzeichnisse von Handwerkern und Serviceverträgen (z. B. für Heizung und Elektrik).
- Verwaltungsunterlagen: Mietverträge, Investitionsübersichten, Rentabilitätsberechnungen, Versicherungsunterlagen und Schließpläne.
- Organisatorisches: Zuständigkeiten, Übertragungen von Aufgaben sowie Protokolle beispielsweise zu Wartungsarbeiten, Brandschutzmaßnahmen, Mängeln, Einweisungen von Mitarbeitenden und regelmäßigen Begehungen
Tipp: Eine professionelle Software mit integriertem Dokumentenmanagement kann dabei helfen, alle Unterlagen strukturiert zu verwalten und jederzeit verfügbar zu halten. Dies optimiert nicht nur die Organisation, sondern unterstützt auch die langfristige Nachvollziehbarkeit aller relevanten Prozesse.
