Die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 vom 14. Juni 2023 löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und gilt verbindlich ab dem 20. Januar 2027 – ohne Übergangsphase, in der wahlweise das alte oder neue Recht angewendet werden dürfte. Für die Betriebsanleitung bedeutet das die größte Umstellung seit über 17 Jahren: Sie darf künftig digital bereitgestellt werden, unterliegt aber klar definierten Pflichten zu Format, Verfügbarkeit und Inhalt. Dieser Beitrag erklärt, was die Maschinenverordnung konkret von der Betriebsanleitung verlangt, worin sie sich von der Maschinenrichtlinie unterscheidet und wie Hersteller die Umstellung rechtssicher umsetzen.
Rechtsgrundlage ist die im Amtsblatt L 165 vom 29.06.2023 veröffentlichte Verordnung (EU) 2023/1230 auf EUR-Lex. Eine offizielle Einordnung liefern u. a. die BAuA sowie die Europäische Kommission. Weitere Hintergründe finden Sie in unserem Beitrag zur neuen Maschinenverordnung.
Gültig ab: 20. Januar 2027 (Art. 54) – keine Übergangsfrist mit Wahlrecht.
Bestandsschutz: Produkte, die vor dem 20.01.2027 nach Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter bereitgestellt werden (Art. 52).
Digital erlaubt: Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden (Art. 10 Abs. 7).
Verfügbarkeit: Digitale Anleitungen müssen online verfügbar sein – während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch 10 Jahre nach Inverkehrbringen (Art. 10 Abs. 7 lit. c).
Papier auf Verlangen: Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierversion, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern.
Verbraucher: Bei Maschinen für nichtprofessionelle Nutzer müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen stets in Papierform beiliegen.
Pflichtinhalte: Anhang III Nr. 1.7.4.2 listet die Mindestangaben (Buchstaben a–x).
Neu: Anforderungen zu Cybersicherheit (Anhang III 1.1.9) und zu Maschinen mit KI bzw. selbstentwickelndem Verhalten (Anhang I Teil A).
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Die Verordnung definiert den Begriff erstmals legal: Nach Artikel 3 Nr. 17 ist die Betriebsanleitung die vom Hersteller beim Inverkehrbringen oder bei der Inbetriebnahme bereitgestellte Information, die den Nutzer über die bestimmungsgemäße und ordnungsgemäße Verwendung sowie die sichere Anwendung der Maschine unterrichtet – einschließlich Informationen darüber, wie die Sicherheit gewahrt und die Zwecktauglichkeit während der gesamten Lebensdauer sichergestellt wird.
Die Betriebsanleitung ist damit kein bloßes Beiwerk, sondern ein rechtlich definierter Bestandteil des Produkts. Den Volltext der Definition finden Sie in der konsolidierten Fassung auf EUR-Lex. Eine praxisnahe Einordnung liefert die DGUV. Wie eine zielgruppengerechte Betriebsanleitung aussieht, zeigen unsere Leistungen rund um Anleitungen & Handbücher.
Der wichtigste formale Unterschied: Eine EU-Verordnung gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, und die neue Maschinenverordnung 2023/1230 ersetzt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Anders als eine Richtlinie muss sie nicht erst in nationales Recht (bisher: das Produktsicherheitsgesetz und die 9. ProdSV) umgesetzt werden. Das schafft EU-weit einheitliche, direkt anwendbare Bestimmungen. Für Hersteller heißt das: Es gibt keinen nationalen Umsetzungsspielraum mehr, auf den man sich berufen könnte – der Verordnungstext gilt wortgleich. Zu den wesentlichen Änderungen zählen digitale Betriebsanleitungen und weitere neue Anforderungen. Die EU-Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz fasst die Anforderungen in ihrer Legislation Summary zusammen.
Im Zusammenhang mit der Betriebsanleitung zeigt die folgende Übersicht die wichtigsten Neuerungen im Vergleich der Regelwerke:
Aspekt | Maschinenrichtlinie 2006/42/EG | Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 |
|---|---|---|
Rechtsform | Richtlinie (nationale Umsetzung nötig) | Verordnung (unmittelbar gültig) |
Betriebsanleitung | grundsätzlich in Papierform | digitale Bereitstellung ausdrücklich erlaubt (Art. 10 Abs. 7) |
Verfügbarkeit digital | nicht geregelt | Lebensdauer, mind. 10 Jahre online |
Cybersicherheit | nicht adressiert | Schutz vor Korrumpierung gefordert (Anhang III 1.1.9) |
KI / selbstentwickelndes Verhalten | nicht adressiert | eigene Anforderungen, teils Hochrisiko-Kategorie (Anhang I) |
Geltung | aufgehoben ab 20.01.2027 | gilt ab 20.01.2027 |
Ja. Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung stellt klar: „Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“ Damit wird die digitale Betriebsanleitung erstmals ausdrücklich als gleichwertige Option anerkannt. An diese Erlaubnis knüpft die Verordnung jedoch konkrete Bedingungen bzw. Vorgaben, die alle erfüllt sein müssen:
Zugangshinweis: Auf der Maschine (oder ersatzweise auf der Verpackung bzw. in einem Begleitdokument) ist anzugeben, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann (Art. 10 Abs. 7 lit. a).
Verwendbares Format: Die Anleitung muss sich ausdrucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern lassen, sodass der Nutzer jederzeit – insbesondere bei einem Maschinenausfall – darauf zugreifen kann. Das gilt auch, wenn die Anleitung in die Software eingebettet ist (Art. 10 Abs. 7 lit. b).
Verfügbarkeitsdauer: Die Anleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben (Art. 10 Abs. 7 lit. c).
Papier auf Verlangen: Verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierversion, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos bereitstellen.
Nichtprofessionelle Nutzer: Ist die Maschine für Verbraucher bestimmt – oder kann sie vernünftigerweise von ihnen verwendet werden –, müssen die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform beiliegen.
Sprache: Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen sind in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, leicht verständlichen Sprache abzufassen und müssen klar, verständlich und lesbar sein.
Konsequenz für die Praxis: Eine reine PDF-Datei auf der Website reicht nicht aus. Wer auf digitale Anleitungen umstellt, braucht eine dauerhaft erreichbare Hosting-Lösung, die Dokumente und ihre Inhalte über den gesamten geforderten Zeitraum verlässlich verfügbar hält, einen versionssicheren Zugangsweg (z. B. QR-Code mit stabiler URL) und einen funktionierenden Prozess für Papier auf Anfrage. Das schafft die Möglichkeit einer effizienteren Bereitstellung und bringt praktische Vorteile im Betrieb. Dieser Einordnung folgen auch TÜV SÜD und TÜV Nord in ihren Branchenleitfäden. Wie sich digitale Anleitungen revisionssicher umsetzen lassen, zeigen unsere smarten Informationsprodukte – auch mit Blick auf geringere Druckkosten und geschonte Ressourcen.
Praxistipp zur Wartungsanleitung: Abweichend von der allgemeinen Sprachregel darf die Wartungsanleitung, die ausschließlich für vom Hersteller beauftragtes Fachpersonal bestimmt ist, in nur einer von diesem Fachpersonal verstandenen Amtssprache der Union abgefasst werden (Anhang III Nr. 1.7.4). Mehrsprachigkeit lösen wir über unsere Übersetzung & Terminologie.
Anhang III Nr. 1.7.4.2 der Maschinenverordnung listet die Mindestangaben, die eine Betriebsanleitung „erforderlichenfalls“ enthalten muss; in der Praxis sollte sie zudem an DIN EN ISO 20607 und EN ISO 12100 ausgerichtet sein und damit umfassende Informationen nach diesen Normen enthalten. Zusätzlich verlangt Nr. 1.7.4.1, dass nicht nur die bestimmungsgemäße Verwendung, sondern auch jede vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung berücksichtigt wird. Diese Checkliste deckt die zentralen Buchstaben a–x ab:
Firmenname und vollständige Anschrift des Herstellers / Bevollmächtigten (a)
Bezeichnung der Maschine entsprechend der Kennzeichnung (b)
EU-Konformitätserklärung oder Internetadresse / maschinenlesbarer Code dazu (c)
Allgemeine Beschreibung der Maschine (d)
Zeichnungen, Schaltpläne, Erläuterungen für Verwendung, Wartung, Instandsetzung (e)
Beschreibung der Arbeitsplätze der Bediener (f)
Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung (g)
Warnhinweise zu vorhersehbaren Fehlanwendungen (h)
Anleitungen zu Montage, Aufbau, Anschluss (i)
Installations- und Montagevorschriften zur Minderung von Lärm und Vibrationen (j)
Hinweise zu Inbetriebnahme, Betrieb und ggf. Einarbeitung der Bediener (k)
Angaben zu Restrisiken (l)
Schutzmaßnahmen des Nutzers, ggf. inkl. persönlicher Schutzausrüstung (m)
Merkmale anbringbarer Werkzeuge (n)
Bedingungen für die Standsicherheit (o)
Sicherheitshinweise zu Transport, Handhabung, Lagerung inkl. Masseangabe (p)
Vorgehen bei Unfällen, Störungen und Blockierungen (q)
Einrichtungs-, Wartungs- und vorbeugende Wartungsarbeiten (r)
Anleitung zum sicheren Einrichten und Warten inkl. Schutzmaßnahmen (s)
Spezifikationen sicherheitsrelevanter Ersatzteile (t)
Angaben zur Luftschallemission (Schwellen u. a. 70 / 80 dB(A)) (u)
Vorkehrungen zur Rettung von Personen (v)
Angaben zu nichtionisierender Strahlung (w)
Angaben zu Emissionen gefährlicher Stoffe (x)
Hinweis zur Luftschallemission (Buchstabe u): Übersteigt der A-bewertete Emissionsschalldruckpegel an den Arbeitsplätzen 70 dB(A), ist er anzugeben; liegt er darunter, ist das ausdrücklich zu vermerken. Ab 80 dB(A) ist zusätzlich der A-bewertete Schallleistungspegel anzugeben. Auch Verkaufsprospekte müssen dieselben Emissionsangaben enthalten und dürfen der Anleitung nicht widersprechen (Anhang III Nr. 1.7.5).
Betriebsanleitung prüfen lassen
Unsicher, ob Ihre bestehenden Anleitungen alle Pflichtinhalte nach Anhang III erfüllen? HighDoc prüft Ihre Betriebsanleitungen systematisch gegen die Anforderungen der Maschinenverordnung – mit dokumentiertem Prüfbericht als Konformitätsnachweis.
Die Maschinenverordnung adressiert erstmals digitale Risiken, auch bei Maschinen mit künstlicher Intelligenz. Zwei Bereiche sind für die Dokumentation besonders relevant:
Schutz gegen Korrumpierung (Anhang III 1.1.9): Sicherheitsrelevante Hard- und Software muss gegen unbeabsichtigte oder vorsätzliche Manipulation geschützt sein; die Maschine muss die installierte sicherheitsrelevante Software identifizieren und Nachweise über Eingriffe sammeln können. Diese Eigenschaften und der sichere Umgang damit gehören in die Dokumentation.
KI und selbstentwickelndes Verhalten: Maschinen mit vollständig oder teilweise selbstentwickelndem Verhalten auf Basis maschinellen Lernens unterliegen besonderen Anforderungen an Steuerung (1.2.1), Ergonomie (1.1.6) und Mensch-Maschine-Interaktion (1.3.7) – mit einem Blick auf Sicherheit, Ergonomie und Mensch-Maschine-Interaktion. Sicherheitsbauteile mit KI, die Sicherheitsfunktionen gewährleisten, fallen sogar in die Hochrisiko-Kategorie nach Anhang I Teil A.
Folge: Wer KI-gestützte oder vernetzte Maschinen baut, muss die Dokumentation deutlich erweitern – um Angaben zu Datenverarbeitung, Grenzen des Systems sowie sicherem Betrieb und sicherer Nutzung. Für diese digitalen Risiken ist zudem eine klare rechtliche Regelung maßgeblich. Vertiefende Beiträge dazu finden Sie in unserer Blog-Kategorie KI & Digitalisierung; passende Trainings bietet unser KI-Schulungsangebot.
Für die in Anhang I Teil A gelisteten Kategorien ist ein Konformitätsbewertungsverfahren unter Einschaltung einer notifizierten Stelle verpflichtend (Art. 25 Abs. 2) – eine interne Fertigungskontrolle reicht hier nicht aus. Neu auf dieser Hochrisiko-Liste stehen unter anderem Sicherheitsbauteile mit KI bzw. maschinellem Lernen sowie Maschinen mit entsprechenden eingebetteten Systemen.
Für betroffene Hersteller bedeutet das: Die technische Dokumentation inklusive Betriebsanleitung wird von einer notifizierten Stelle geprüft – Lücken fallen damit unmittelbar auf. Eine Liste anerkannter Prüfstellen führt u. a. die DGUV Test. Wir bereiten Ihre Unterlagen so vor, dass sie der Prüfung standhalten – mehr dazu unter CE & Produktkonformität.
Die Betriebsanleitung ist Teil eines größeren Pflichtenkanons. Nach Artikel 10 müssen Hersteller die technischen Unterlagen, die den aktuellen Stand der Technik widerspiegeln müssen, und die EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre nach Inverkehrbringen für die Marktaufsichtsbehörden aufbewahren (Abs. 3). Die technischen Unterlagen nach Anhang IV enthalten ausdrücklich ein Exemplar der Betriebsanleitung – Anleitung und Konformitätsnachweis sind also untrennbar verbunden. Digitale Konformitätserklärungen sind ebenfalls während der Lebensdauer, mindestens aber zehn Jahre, online verfügbar zu halten (Abs. 8).
Wichtig für Betreiber: Wer eine wesentliche Veränderung an einer Maschine vornimmt, gilt nach Artikel 18 selbst als Hersteller und übernimmt dessen volle Pflichten; Unternehmen müssen ihre Unterlagen dafür entsprechend aktuell halten, ebenso der Einführer im Rahmen seiner Verantwortung. Eine fehlerhafte oder unvollständige Betriebsanleitung kann zudem als formale Nichtkonformität (Art. 46) gewertet werden und Marktbeschränkungen sowie Sanktionen nach sich ziehen, die die Mitgliedstaaten bis zum 20. Oktober 2026 festlegen (Art. 50).
HighDoc ist auf technische Dokumentation für den Maschinen- und Anlagenbau spezialisiert und entwickelt digitale, normkonforme Lösungen für zugängliche, aktuelle Dokumentation im Sinne Ihrer Kunden – sowohl bei der Erstellung normkonformer Betriebsanleitungen als auch bei der Konformitätsprüfung bestehender Dokumentation gegen die Maschinenverordnung. Typische Leistungen:
Gap-Analyse bestehender Anleitungen gegen Anhang III (Buchstaben a–x)
Erstellung neuer Betriebsanleitungen inkl. Anbindung an die Risikobeurteilung
Konzept für digitale Bereitstellung (Hosting, Zugriff, 10-Jahres-Verfügbarkeit, Papier-auf-Anfrage-Prozess)
Berücksichtigung neuer Anforderungen zu Cybersicherheit und KI
Mehrsprachige Auslieferung über unsere Übersetzung & Terminologie
Wissenstransfer im Team über den TechDoc Campus zur Einführung digitaler Anleitungen und zur Schulung Ihrer Mitarbeiter
Dokumentierter Prüfbericht als Compliance-Nachweis – auch zur Vorlage bei notifizierten Stellen und mit konkreten antworten auf Umsetzungsfragen
Betriebsanleitung erstellen oder prüfen lassen
Ob Neuerstellung oder Prüfung des Bestands vor dem Stichtag 2027 – HighDoc begleitet Sie bei offenen fragen zur Umstellung von der Lückenanalyse bis zur fertigen, konformen Dokumentation. Vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung, um Detailfragen und individuelle Anliegen zu klären.
Ab wann gilt die EU-Maschinenverordnung 2023/1230?▾
Die Maschinenverordnung gilt verbindlich ab dem 20. Januar 2027 (Art. 54), trat jedoch bereits am 29. Juni 2023 in Kraft und besteht seitdem rechtlich. Eine Übergangsphase mit Wahlrecht zwischen alter Richtlinie und neuer Verordnung gibt es nicht; sie ersetzt damit nach mehr als einem Jahrzehnt die bisherige Rechtslage nicht schrittweise, sondern zu einem festen Stichtag. Produkte, die vor diesem Datum nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen jedoch weiter bereitgestellt werden (Art. 52).
Darf die Betriebsanleitung digital sein?▾
Ja. Artikel 10 Absatz 7 erlaubt die digitale Bereitstellung ausdrücklich, knüpft sie aber an Bedingungen: Zugangshinweis auf der Maschine, ausdruckbares und speicherbares Format, Online-Verfügbarkeit über die Lebensdauer und mindestens 10 Jahre sowie Papier auf Verlangen.
Wie lange muss eine digitale Betriebsanleitung online verfügbar sein?▾
Während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen (Art. 10 Abs. 7 lit. c).
Muss weiterhin eine Papierversion angeboten werden?▾
Auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs muss der Hersteller die Betriebsanleitung innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereitstellen.
Was gilt bei Maschinen für Verbraucher?▾
Bei Maschinen für nichtprofessionelle Nutzer – oder solchen, die vernünftigerweise von ihnen verwendet werden können – müssen die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform beiliegen.
Welche Pflichtinhalte muss die Betriebsanleitung enthalten?▾
Anhang III Nr. 1.7.4.2 listet die Mindestangaben (Buchstaben a–x), darunter Herstellerangaben, EU-Konformitätserklärung, bestimmungsgemäße Verwendung, Restrisiken, Wartung, Transport und Luftschallemission, also vor allem umfassende Informationen. Zusätzlich ist die vorhersehbare Fehlanwendung zu berücksichtigen.
Was ist der Unterschied zwischen Maschinenrichtlinie und Maschinenverordnung?▾
Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG musste in nationales Recht umgesetzt werden; die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Die Verordnung erlaubt zudem ausdrücklich digitale Anleitungen und führt neue Anforderungen zu Cybersicherheit und KI ein.
Welche Rolle spielt die Betriebsanleitung bei KI-Maschinen?▾
Maschinen mit selbstentwickelndem Verhalten unterliegen besonderen Anforderungen; KI-Sicherheitsbauteile zählen zu den Hochrisiko-Kategorien (Anhang I Teil A) mit verpflichtender notifizierter Stelle. Die Dokumentation muss Angaben zu Systemgrenzen, Daten und sicherem Betrieb enthalten.
Was passiert bei einer unvollständigen Betriebsanleitung?▾
Eine unvollständige Anleitung kann als formale Nichtkonformität (Art. 46) gewertet werden, die Konformität der gesamten Maschine in Frage stellen und Marktbeschränkungen sowie Sanktionen (Art. 50) auslösen.
